Klant case
4x meer vastgoed beheren met hetzelfde team: de aanpak van Property Partners
Property Partners streeft naar het allerbeste in beheer van commercieel Nederlands vastgoed en zet daarmee een nieuwe standaard. Huurders en pandeigenaren verdienen een snellere en betere service, en daar stemmen zij hun bedrijfsprocessen volledig op af. Het resultaat? Een enorme groeipotentie, zonder de noodzaak om het team te verdubbelen. Floris Meijer, Partner bij Property Partners: “We verwachten ons portfolio in de komende twee jaar te kunnen verviervoudigen.”
De nieuwe standaard
Volgens Floris ligt de lat in vastgoedbeheer vaak laag: vooral op het gebied van snelheid en informatievoorziening. “Wij vonden dat dit anders moest. De focus moet op de huurder komen: hoe kunnen we hen zo goed mogelijk helpen? Zij zijn immers de kern van onze business.” Om dat doel te bereiken, namen ze hun bedrijfsprocessen onder de loep.
Stap 1: De bedrijfsprocessen analyseren
Dat deden ze niet alleen door te kijken naar cijfers, maar ook door te luisteren naar elkaar. Floris: “We hebben goede mensen aan boord die snappen waar we naartoe willen. Daarom vroegen we hen: wat kunnen we doen om je werk makkelijker en leuker te maken? Wat kost je nu veel tijd? En hoe kunnen we huurders en pandeigenaren beter informeren en helpen? Zo brachten we verbeterpunten in kaart.” De volgende stap? Een vastgoedbeheersysteem vinden dat hierbij aansloot.
Een systeem dat meegroeit
Dat bleek een behoorlijke zoektocht: “We zijn met kleine en grote IT-partijen in gesprek geweest en we zijn in de loop der jaren ook een aantal systemen ontgroeid,” aldus Floris. “We hadden een platform nodig dat met onze ambities meebeweegt. Dat bracht ons bij Wunderbricks.”
Alle data in één flexibel platform
Wunderbricks is gebouwd op Salesforce: een open en schaalbaar platform. Nieuwe functionaliteiten en apps voeg je toe wanneer nodig, net als koppelingen met andere systemen. Zo integreerde Property Partners hun financiële systeem, Exact Online. De data-uitwisseling werkt beide richtingen op. In Wunderbricks zie je bijvoorbeeld welke facturen nog niet betaald zijn en kun je hier direct op acteren.
Wunderbricks voor alle commerciële en technische processen
Property Partners beheert nu al hun commerciële en technische processen in Wunderbricks. Van het vastleggen van het eerste huurcontract tot het afrekenen van de jaarlijkse servicekosten. Floris vertelt: “Aan de technische kant besparen we een hoop tijd door automatiseringen. Servicemeldingen die binnenkomen worden bijvoorbeeld gestroomlijnd doorgezet naar de partijen die de reparaties of het onderhoud uitvoeren. Dat is mogelijk doordat we alle data centraal beschikbaar hebben.”
Dat geldt ook voor de commerciële kant. “We besparen veel tijd bij het opzetten en aanpassen van huurcontracten en de bijbehorende facturering. Daarnaast is informatie veel makkelijker terug te vinden: je hoeft niet langer handmatig alle huurcontracten door te spitten, maar stelt je vraag eenvoudig aan onze AI-tool.”
Data ophalen met AI
De AI-tool is inmiddels ook beschikbaar voor klanten van Property Partners. Ook huurders kunnen hiermee straks via een portaal vragen stellen over de status van hun melding en pandeigenaren kunnen eenvoudig achterhalen waarom hun omzet bijvoorbeeld is gestegen of gedaald. Floris vertelt: “Nu we alle data centraal hebben, willen we een tool die deze data gemakkelijk ophaalt. We blijven ontwikkelen, zodat hij uiteindelijk steeds complexere vragen aankan.”
'Data is de kern van alles'
Alle data op één platform biedt waardevolle inzichten. Property Partners brengt die data tot leven in Tableau, eveneens onderdeel van Salesforce. "Dankzij Tableau hebben onze klanten 24/7 toegang tot hun data. We hebben fors geïnvesteerd in de ontwikkeling van dit vastgoeddashboard en dat werpt nu echt zijn vruchten af. Vastgoedeigenaren krijgen precies wat ze nodig hebben: wat is mijn rendement? Hoe staat het met de leegstand in mijn panden?" Als een externe partij, zoals een makelaar, een rapport nodig heeft, kan Property Partners dat direct genereren – geen handmatig werk meer nodig. "Het is verbazingwekkend hoe weinig tijd we nu besteden aan taken die voorheen complex en tijdrovend waren. Dat is waardevol. Voor ons, én voor onze klanten."
Top efficiëntie, tevreden klanten en een team dat floreert
De echte key benefits voor Property Partners?
✔ Tijdsbesparing door efficiënte processen
✔ Tevreden pandeigenaren door kwalitatieve informatievoorziening
✔ Blije huurders door snelle en goede afhandeling van meldingen en vragen
✔ Meer werkgeluk bij collega’s door automatiseringen
Floris: “We zijn klaar voor groei! En we hebben in Wunderbricks een platform gevonden dat meehelpt in plaats van tegenwerkt.”
‘Innovatie is geen keuze, maar een noodzaak om mee te blijven doen in de markt’
Property Partners blijft ondertussen kritisch kijken naar hun processen. “Dit doen we door bij onze collega’s te blijven monitoren wat er beter kan”, vertelt Floris. “Functionaliteiten die we missen, geven we door aan Wunderbricks. Vaak is het zo dat deze functionaliteiten ook relevant blijken voor andere partijen. Dan zie je toch dat we vooroplopen in de markt.
Andersom komt Wunderbricks zelf ook regelmatig met waardevolle updates waar wij niet eerder aan dachten, maar die wél hartstikke nuttig zijn. Het werkt echt twee kanten op. Het feit dat Wunderbricks blijft innoveren past heel erg bij onze visie. Want innovatie is geen keuze, maar een noodzaak om mee te blijven doen in de markt.”